Kadar si v službi vzamete dopust in v naprej veste, da ne boste dosegljivi za vaše poslovne partnerje, verjetno v svojem programu elektronske pošte nastavite autoresponder, ki ob vsakem elektronskem sporočilu na vaš elektronski naslov avtomatično odgovori in vaše kontakte tako obvesti o vaši odsotnosti ter predvideni vrnitvi v pisarno. Gre za povsem preprost autoresponder, torej preprost program, ki vam olajša poslovno komunikacijo. Seveda pa ima lahko autoresponder tudi nekoliko bolj pomembno vlogo – še zlasti takrat, kadar imate spletno podjetje – spletno prodajalno oziroma pri svojem marketingu uporabljate tudi tako imenovan email marketing.
Za kaj vse koristimo autoresponder?
Povsem enostavni programi za odgovarjanje torej skrbijo, da ljudi seznanimo s svojo odsotnostjo iz službe, ali pa tudi povsem zasebne kontakte v primeru pošiljanja elektronske pošte obvestimo, da nismo dosegljivi in se jim bomo javili kasneje. Autoresponder pa je običajno tudi del spletnih prodajaln in spletnih novic oziroma email marketinga. Več o slednjem si lahko preberete na spletni strani https://www.squalomail.com/, kjer lahko preizkusite tudi odlično aplikacijo za pošiljanje e-novic.
Avtomatični odgovori so več kot praktični v primeru, da imate spletno stran, na katero se lahko uporabniki prijavijo in tako postanejo »člani« – komunicirajo na forumih, oddajajo komentarje na članke, si zagotovijo elektronske novičke in popuste. Pri registraciji ti navedejo svoj elektronski naslov, nakar jim na ta naslov odgovori autoresponder, ki pošlje v naprej pripravljeno besedilo s pozdravom in zahtevo za potrditev registracije. Če bi morali to delo opravljati ročno, bi to terjalo veliko časa, prav tako pa bi se uporabniki hitro naveličali čakati na odziv, ki bi bil morda ob nočni registraciji šele naslednji delovni dan.
Autoresponder je nujen tudi za vsako spletno prodajalno, saj lahko kupcu ob oddaji naročila z njim enostavno potrdimo, da je bilo naročilo sprejeto in kdaj bo predvidoma odpremljeno. Sodobne spletne prodajalne si brez avtomatičnih odgovorov o tem, da je naročilo sprejeto in kasneje še o tem, da je pripravljeno in oddano dostavni službi, gotovo ne moremo več predstavljati.
Autoresponder pa je nujen tudi za email marketing, kjer ga potrebujemo tako zaradi lažjega poslovanja in organizacije kot tudi za to, da zadostimo zakonodaji. Kadar koli razpošiljamo elektronske novičke, morajo te zaradi zakonodaje vedno tudi omogočati, da se prejemnik od njih odjavi. In to je seveda najlaže tako, da je v novičkah poskrbljeno za autoresponder, ki naročniku omogoča odjavo, nam pa enostavnejše vodenje mailing liste. Ne le, da pomaga pri odjavah, temveč tudi zbira podatke o tako imenovani zapustni stopnji ali »bounce rate« oziroma o tem, katera sporočila niso bila dostavljena na naslove in kakšen je razlog za to. Tako je vaša lista prejemnikov vedno posodobljena in v njej ni naslov, ki jih že davno nihče več ne uporablja.
